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ネットショップ_03:お客様に送信するメールについて

更新日:

ネットショップの販売店からお客様へお知らせするメールはたくさんあります。本日はお問い合わせの返信作業が多かったのでそのあたりを書いてみようかと思います。ネットショップ_01から読みたい方は下記のリンクよりお読みください。

ネットショップ_01:ブログ連載開始しますのではじめに・・・

メンバーの人たちにブログ書くところできたからいつでも書いて! って言ったものの自分で何を書こう?ってなってる今💦 もうすぐネットショップ運営初めて5年ぐらいになります。そこで、これから ...

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メールでのお知らせについて

販売店からお客様へのお知らせ事は基本メールとなります。電話とかはご迷惑かと思い基本しません。

でも、ご注文時にメールアドレスを記入するところがありますが間違って入力されているようであて先不明で約5%のお客様へは届きません。また、その他の原因としてキャリアメールなどの場合が多いのですが受信拒否設定を解除していないことも考えられます。
販売店としては皆さんに出荷予定のメールとか送ってはいるんですが、お客様より問い合せで「何日出荷ですか?」のお問い合わせが入りります💦ご注文時のメールアドレスと違うメールアドレスで届くのでシステムを通さずそのまま返信の形で対応はさせていただきます。それでも再び「何日出荷ですか?」って届くので販売店としては泣きたくなる心境ではございます。そんなやりとりしてるうちに出荷されてしまうのでもういいかなという感じになってはおりますが・・・

何かトラブルがあった時などが連絡つかない時は困ってしまいます。メール入力の際はご確認をお願いいたしたいところです。

メールの種類について

メールの種類についてはたくさんあります。TWSではシステムにテンプレートを組み込んでいるのですが一般的には各ショップ管理画面で予め雛形テンプレートを用意しておくと慌てなくて済むかと思います。ショートコードでお客様名など自動的に挿入されますので便利です。

下記にTWSで使っているテンプレートを表示しますがお店により異なる部分もあります。また実際は適度に改行入れておりますのでご利用の際は改行いれて見やすくしてください。

基本的なメールテンプレート

+ 〔注文者名〕 様 [重要]ご注文いただきありがとうございます :〔注文番号〕

〔注文者名〕 様
この度は弊店にてご注文いただき、ありがとうございます。
〔ショップ名〕でございます。
〔RP追加文〕
以下のとおり、ご注文を承りました。
商品の内容に誤りがないか、ご確認をお願いいたします。
間違ってご注文された、ご注文した覚えが無いなどありましたら
お早めにこのメールのご返信にて早急にお知らせください。

ご注文内容*****************************
〔注文内訳〕
***************************************
商品の出荷予定が決まりましたら出荷予定メールにてお知らせいたします。
当日出荷、翌日出荷商品の場合は出荷完了メールにてのお知らせとさせていただきます。
商品の出荷が完了しましたら、出荷完了メールにてご連絡いたします。
〔ショップ名〕の商品は、外部の出荷場、大型商品等についてはメーカー倉庫からの直送とさせていただいております。
信頼できるメーカー卸から良品をお求めやすい価格でお届けできる一方でいくつかご注意いただきたい点がございます。
お買い物ガイド等にも記載しておりますがご確認お願いいたします。
◆お問い合わせの際は◆
商品ご注文後のお問い合わせの際は、お問い合わせ回答の誤送信を防ぐためにできましたらご注文時に記載されたメールアドレスからお問い合わせいただけることをお願い申し上げます。
お電話でのお問い合わせは文書記録として残らないためメールにての対応にさせていただいております。

◆出荷予定日◆
ご注文いただきました商品ページに、出荷予定日をを記載しております。
当日、翌日出荷の商品を除いて出荷予定が決まりましたらメールにてお知らせいたします。

◆欠品・遅延◆
弊店では、仕入先との在庫連携の徹底に努めておりますが、入れ違い等によりご注文商品をご用意できない場合がございます。その際は当店よりご連絡のうえ、ご注文をキャンセルさせていただきます。
弊店の在庫更新時間 : 10:00 13:00 19:00 22:00 の4回更新しております。
また、商品の出荷手配に遅延が生じてしまう場合は速やかにご連絡いたします。
恐れ入りますが、あらかじめご承知おきください。

◆注文内容変更・キャンセル◆
本メールを受信して以降、お客様のご都合による注文内容の変更・キャンセルはお受けできない場合がありますができる限りお早めにご連絡いただけるようお願いいたします。
当日・翌日出荷の場合は確実にお受けできません。
出荷予定メールが届きましたら出荷場をストップできないためキャンセルは確実にできません。
◆返品について◆
、ご注文と異なる商品が届いたり初期不良等があった場合を除き、下記理由のお客様のご都合による返品はお断りしております。
・商品のサイズを間違った
・商品のカラーを間違った
・手持ちのアイテムとの互換性がない
・都合により必要が無くなくなった
・注文した覚えがない(ご注文履歴ご確認お願いします)
・家族が誤って注文してしまった
・他店で安い商品を見つけた
・工場生産時の色味の微妙な違い(写真判定)
・その他のお客様の都合
万が一、ご注文と異なる商品が届いたり初期不良等があった場合は状況がわかる写真と併せて商品到着日より7日以内に弊店のメールアドレスまでご連絡ください。
基本的に状況確認の後、良品と交換させていただきます。
なお、事前に弊店の了解なく商品を返送された場合は受け取りを辞退させていただきますのでご了承ください。
◆配達日指定と時間指定◆
原則として配達日の指定には対応いたしかねております。誠に恐れ入りますが、何とぞご了承ください。
配達時間の指定については注文の際にご設定いただけますが弊店のメールアドレス宛にご連絡いただいても対応いたします。

◆納品書は同梱されません◆
商品の梱包に納品書や領収書等は同梱されません

贈り物の場合であっても同様ですので、ご安心ください。
出荷完了のお知らせの際に「 納品書・領収書.pdf 」のPDF形式のファイルを添付いたします。
必要に応じてプリントアウトしてご利用ください。
スマートフォンの場合はそのまま画面で閲覧できます。
お手数をおかけいたしますがお願いいたします。

以上、ご注文内容についてご案内申し上げます。
最後までご確認いただき、誠にありがとうございます。
商品の出荷が完了するまで、今しばらくお待ちください。
引き続き、〔ショップ名〕をよろしくお願いいたします。

*------*------*------*------*------*------*
〔署名〕
*------*------*------*------*------*------*

+ 〔注文者名〕 様 [重要]出荷予定日のお知らせです:〔注文番号〕

〔注文者名〕 様
この度は弊店にてご注文いただき、ありがとうございます。
〔ショップ名〕でございます。

先日ご注文いただきました商品の出荷予定日が決まりましたので
下記にご案内申し上げます。

***************************************
〔出荷予定〕
ご注文内容*****************************
〔注文内訳〕
***************************************

なお、上記日程は現段階における予定となっており
商品の手配状況によって多少前後する場合がございます。
恐れ入りますが、あらかじめご承知おきください。
出荷前キャンセルについて================
弊店では注文処理の多さから人件費削減のために出荷については関東地区の出荷場に委託する流通システムを採用しております。本来なら自社出荷するのであれば出荷直前まではストップすることができるのですが出荷場にて出荷体制に入ってしまうと弊店だけの出荷では無いためにシステムをストップすることができず先にお知らせした出荷予定日で準備が整い次第出荷されます。できるだけ迅速にお客様にお届けできるような体制にしておりますためご理解をお願いいたします。
このメールをもって出荷前キャンセル受付はできませんことをご理解お願いいたします。
=======================================

商品の出荷処理が完了いたしましたら、弊店より改めてご連絡いたします。

以上、ご連絡申し上げます。
引き続き、〔ショップ名〕をよろしくお願いいたします。
*------*------*------*------*------*------*
〔署名〕
*------*------*------*------*------*------*

+ 〔注文者名〕 様 [重要]出荷完了のお知らせです。(納品書・領収書添付有り):〔注文番号〕

〔注文者名〕 様
この度は弊店にてご注文いただき、ありがとうございます。
〔ショップ名〕でございます。

先日ご注文いただいた商品の出荷が完了しましたので
下記のとおりお知らせいたします。

出荷内容*******************************
〔出荷完了〕

ご注文内容*****************************
〔注文内訳〕
***************************************

配送希望日のご指定がない場合は、出荷完了のご連絡より
通常1日から3日で到着いたしますので、今しばらくお待ちください。
なお、お届け先や配送業者によっては4日以上かかる場合がございますが
1週間以上たっても商品が届かない場合は、お手数ですがお問合せください。

◆返品について◆
万が一、ご注文と異なる商品が届いたり初期不良があった場合は
状況がわかる写真と併せて弊店のメールアドレスまでご連絡ください。
状況確認の後、新良品と交換させていただきます。
なお、事前に弊店の了解なく商品を返送された場合は
受け取りを辞退させていただきます。
あしからずご了承ください。
その他ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

以上、ご連絡申し上げます。
今後とも、〔ショップ名〕をよろしくお願い致します。

*------*------*------*------*------*------*
〔署名〕
*------*------*------*------*------*------*

+ 〔注文者名〕 様 ストア評価のお願いです:〔注文番号〕

〔注文者名〕 様
この度は数あるショップの中から〔ショップ名〕をご利用いただき誠にありがとうございました。
ご注文の商品がお手元に届きました状態はいかがでしたでしょうか?
ご希望 通り の良い状態だったでしょうか?
お手元に届くまでの日数はいかがでしたか?
当店では、お客様のご意見を参考に接客・品質の向上を目指しております。
お買い上げいただいた上に恐縮ではございますが率直なご意見を「ストア評価」という形で頂ければ幸いです。
※行き違いで評価以来のメールが届く場合がありますのでご承知ください。

ストア評価はこちらから*******************
〔評価URL〕

ご注文内容*****************************
〔注文内訳〕
***************************************

数あるお店の中から〔ショップ名〕を選んでご利用してくださった事、誠に感謝いたしております。
これからも便利で素敵な商品をお安く購入できるお店でありたいと思っています。
また気軽にお越しになって、ご利用くだされば幸いです。
以上、ご連絡申し上げます。
今後とも、〔ショップ名〕をよろしくお願い致します。
*------*------*------*------*------*------*
〔署名〕
*------*------*------*------*------*------*

基本は何もトラブルが発生しない場合は上記の4つのメールだけしかお客様に送信しません。

お店によってはダイレクトメールとか送るかと思いますがTWSでは末継も私も面倒くさがりという理由で一致しその作業は致しません!(笑)

その他のメール

時と場合により送信されるメールです。

+ 〔注文者名〕 様 キャンセル処理完了のお知らせです。:〔注文番号〕

〔注文者名〕 様
この度は弊店にてご注文いただき、ありがとうございます。
〔ショップ名〕でございます。

この度いただきましたご注文について、キャンセルのご連絡を承りました。
後ほどキャンセル通知が送信されますので、
必ずご確認くださいますようお願いいたします。

念のため、今回いただきましたご注文内容を下記にご案内いたします。

ご注文内容*****************************
〔注文内訳〕
***************************************

また機会がございましたら、弊店をご利用いただければ幸いです。

以上、ご連絡申し上げます。
引き続き、〔ショップ名〕をよろしくお願いいたします。

*------*------*------*------*------*------*
〔署名〕
*------*------*------*------*------*------*

+ 〔注文者名〕 様 [重要]出荷遅延のお知らせです。:〔注文番号〕

〔注文者名〕 様
この度は弊店にてご注文いただき、ありがとうございます。
〔ショップ名〕でございます。
商品の出荷予定にについてご連絡がございます。
先日ご注文いただきました商品ですが
ただいま出荷予定に遅延が生じております。

ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。

ご注文内容*****************************
〔注文内訳〕
***************************************

事前に出荷目安をご案内していたにも関わらず、
遅延することになってしまい、面目次第もございません。
出荷が完了いたしましたら、弊店より改めてご連絡いたします。
お急ぎのところお待たせしてしまい大変申し訳ございませんが
今しばらくお時間をくださいますよう何とぞお願い申し上げます。

以上、ご連絡申し上げます。
引き続き、〔ショップ名〕をよろしくお願いいたします。

*------*------*------*------*------*------*
〔署名〕
*------*------*------*------*------*------*

+ 〔注文者名〕 様 ご注文商品についてお詫び申し上げいたします。:〔注文番号〕

〔注文者名〕 様
この度は弊店にてご注文いただき、ありがとうございます。
〔ショップ名〕でございます。
大変申し訳ございませんが、以下のご注文商品が完売となってしまいました。

ご注文内容*****************************
〔注文内訳〕
***************************************

他の仕入先ルートでも同商品をお探しいたしましたが
商品をご用意することが出来ない状況でございます。
大変恐縮ではございますが、今回いただいたご注文を
キャンセルとさせていただきたくお願い申し上げます。
後ほどキャンセル通知が送信されますので、
ご確認のほどよろしくお願いいたします。

今後はこのようなことのないよう在庫管理を徹底してまいりますので
何とぞご容赦くださいますよう、お願いいたします。

この度、ご注文いただきました商品をご用意できなかったこと
重ねてお詫び申し上げます。
また機会がございましたら、弊店をご利用いただければ幸いです。

以上、ご連絡申し上げます。
引き続き、〔ショップ名〕をよろしくお願いいたします。

*------*------*------*------*------*------*
〔署名〕
*------*------*------*------*------*------*

 

この他にも決済関連のご入金お願いメールなどありますが各ショップで異なるかと思いますので置いておきます。

お問い合わせのメール返信についてはその内容により書き方が違いますのでお店の判断で送信するといいかもしれませんね。

本日はココまで

 

 

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